Zugangsnachweis per Telefax durch „OK“-Vermerk? Richtig kündigen!

von Rechtsanwalt Stephan Michaelis, LL. M., Fachanwalt für Versicherungsrecht sowie Handels- und Gesellschaftsrecht

Stephan Michaelis

Stephan Michaelis

Haben Sie einen Zugangsnachweis eines Telefaxes, wenn Ihnen ein „OK“-Vermerk vorliegt? Leider lautet die Antwort NEIN!

Besteht ein Schriftformerfordernis?

Zudem möchte ich auf die Problematik hinweisen, dass manchmal auch ein gesetzliches oder vertragliches Schriftformerfordernis bestehen kann, welches sich zum Beispiel aus einem Versicherungsvertrag ergeben kann (Schriftformklausel). Die (rechtzeitige) Übersendung eines Telefaxes erfüllt grundsätzlich nicht ein echtes (wirksames) Schriftformerfordernis im Rahmen der gesetzlichen Bestimmungen. Das (wirksam bestehende) Schriftformerfordernis ist nur gewahrt, wenn tatsächlich beim Empfänger rechtzeitig das Original der schriftlichen Erklärung eingeht (vgl. § 126 BGB). Ein Fax langt hierfür leider nicht!

Wenn Sie „auf den letzten Drücker“ einen Versicherungsvertrag gegenüber dem Versicherer kündigen wollen, dann prüfen Sie bitte vorher, ob ein wirksames Schriftlichkeitserfordernis besteht und sprechen Sie dann die Kündigung rechtzeitig und schriftlich, also per Brief aus.

Gerade bei den bald anstehenden Kündigungen zum Jahresende ist daher auch zu prüfen, ob ein wirksames Schriftformerfordernis vertraglich vereinbart wurde. Dann sollte auf keinen Fall kurz vor Fristablauf „nur“ noch ein Telefax (oder eine E-Mail) geschrieben werden. Denn maßgeblich ist der rechtzeitige Zugang der formwirksamen Erklärung beim Empfänger, also im Original per Post um die Kündigungsfrist zu wahren.

Zugangsnachweis per Fax?

Sie dürfen sich aber auch nicht in Sicherheit wiegen, wenn Sie bei einem Schriftstück für das kein besonderes Schriftformerfordernis gilt einen OK-Vermerk im Sendebericht haben. Aus der jüngsten Entscheidung des Bundesgerichtshofes vom 12.04.2016 (Aktenzeichen: VI ZB 7/15) geht hervor, dass dieser OK-Vermerk kein Beweis des ersten Anscheins über den tatsächlichen Zugang der Sendung beim Empfänger ist. In dem OK-Vermerk wird nur das Zustandekommen der Verbindung bestätigt, nicht aber die erfolgreiche Übermittlung der – oder aller – Signale an das Empfangsgerät. Aber auch den rechtzeitigen Zugang müssen Sie beweisen! Recht haben, heißt nicht, immer Recht zu bekommen.

Der BGH führt zu dieser Problematik wörtlich aus:

Für die Rechtzeitigkeit des Einganges eines per Telefax übersandten Schriftsatzes kommt es allein darauf an, ob die gesendeten Signale noch vor Ablauf des letzten Tages der Frist vom Telefaxgerät des Gerichts vollständig empfangen worden sind.

Zwar betrifft dieses Urteil speziell die Rechtsanwälte in der Kommunikation mit dem Gericht. Diese Grundsätze gelten jedoch auch für den allgemeinen Rechtsverkehr. In dem besonderen Fall hatte der Rechtsanwalt sodann noch die Möglichkeit, ein Rechtsmittel – die Wiedereinsetzung in den vorherigen Stand – zu beantragen. Ein solches Rechtsmittel, um die Rechtzeitigkeit des Zuganges ihres Faxes „hinzubekommen“, haben Sie aber nicht im normalen Rechtsverkehr mit einem Versicherer.

Im Zweifel käme es daher auf ein Sachverständigengutachten an, ob die gesendeten Signale tatsächlich vollständig und rechtzeitig beim Empfänger angekommen sind. Dieses ist dann eine Beweisfrage, die z.B. ein Sachverständiger zu klären hat. Verlassen Sie sich nicht nur  auf einen OK-Vermerk! Und bedenken Sie ein ggf. bestehendes besonderes und wirksam vereinbartes Schriftformerfordernis!

Am besten ist es natürlich, wenn Sie eine Eingangsbestätigung vom Empfänger erhalten. Hiermit wären alle möglichen Unklarheiten beseitigt.