Brauche ich als Versicherungsmakler jetzt eine neue Datenschutzerklärung?

Sehr geehrte Mandantinnen und Mandanten,
sehr geehrte Versicherungsmaklerinnen und Versicherungsmakler,

die gute Nachricht ist eigentlich die, dass es eher nicht allzu viele heftige Streitigkeiten zum Datenschutz gibt. Diese gute Nachricht heißt aber noch lange nicht, dass das Thema nicht ebenfalls mit hoher Priorität behandelt werden sollte.

Worin liegt denn das Problem, wenn es hier zu Ärger mit dem Kunden gibt? Es ist ganz einfach: Die Probleme entstehen immer dann, wenn man keine nachweisliche Einwilligung vom Kunden hat! Seien Sie sich sicher, Sie möchten keinen Stress wegen dem Datenschutz, weil Sie viele Auskünfte erteilen müssen und der Kunde meist hartnäckig ist.

Das erste Fazit wäre also, dass immer eine einfache Einwilligung zur Datenspeicherung, Nutzung und Verwendung der Daten vom Kunden gegeben wird. Liegt eine solche Erklärung vor, kann der Kunde sie allenfalls für die Zukunft widerrufen. Für die Vergangenheit ist aber dann zunächst einmal alles gut und rechtssicher geregelt. Es gibt also nichts wichtigeres, als eine vorliegende nachweisbare datenschutzrechtliche Einwilligungserklärung!

I. Brauchen Sie eine neue datenschutzrechtliche Erklärung?

Grundsätzlich ist es doch zunächst einmal so, dass Sie nur einmal vom Kunden eine datenschutzrechtliche Einwilligungserklärung benötigen. Wenn diese umfassend und vollständig ist, brauchen Sie sich also hinsichtlich der weiteren Verwendungen – natürlich im Rahmen des Erlaubten – keine weiteren Gedanken machen. Eine regelmäßige Aktualisierung der Datenschutzerklärung ist nicht erforderlich.

Ich möchte heute gerne einmal Werbung für eine fremde Leistung machen. Der AfW i.V.m. weiterer Unternehmen hatte eine „Muster-Datenschutzerklärung“ rausgebracht. Diese Datenschutzerklärung findet in der Branche auch allgemeine Akzeptanz. Ich hatte Norman Wirth auch zugesagt, dass wir die „branchenübliche Muster-Datenschutzerklärung“ gerne in unserem Maklerprogramm www.app-riori.de einsetzen werden. Es hat etwas länger gedauert, aber wir wollten auch die Qualität und Akzeptanz der Datenschutzerklärung zuvor in der Praxis testen.

Viele größere Verbünde, Verbände oder Genossenschaften haben sich der Nutzung dieser Datenschutzerklärung angeschlossen. Ich halte es insofern auch für ratsam, dass hier nach Möglichkeit ein einheitlicher Marktstandard geschaffen wird. Insofern empfehle ich sowohl für die Mandanten der Kanzlei Michaelis als auch für unsere Internetseite app-riori.de diese Datenschutzerklärung.

II. Warum soll ich vielleicht doch eine neue Datenschutzerklärung mit dem Kunden vereinbaren?

Wie ich schon sagte, bedarf es einer Aktualisierung der Datenschutzerklärungen eigentlich nicht. Anders ist es natürlich, wenn neue Sachverhalte hinzutreten, die Sie ebenfalls geregelt haben möchten. Insofern fehlte in dieser Muster-Datenschutzerklärung noch der wichtige Regelungsbereich hinsichtlich des Einsatzes künstlicher Intelligenz.

Sie sollten auch das Einvernehmen des Kunden einholen, dass er mit der Ihrerseits vorgenommenen Umsetzung von künstlicher Intelligenz einverstanden ist. Dieses kann durchaus ein „großes Feld“ sein. Dementsprechend empfehlen wir Ihnen dringend, nicht nur die Pools, mit denen Sie zusammenarbeiten, sondern auch die KI-Tools, die Sie einsetzen, in der Datenschutzerklärung ausdrücklich zu nennen.

Der Trend der KI-Nutzung greift dermaßen schnell um sich, als dass ich das Gefühl habe, bald werden alle Versicherungsmaklerinnen und Versicherungsmakler künstliche Intelligenz einsetzen. Sofern dies in einer transparenten und kontrollierten Weise geschieht, bin ich für eine Effizienzsteigerung und eine Automatisierung der Prozesse.

Trotzdem halte ich es auch für wichtig, dass der Kunde über die unterschiedlichen Tools der KI, die Sie nutzen, informiert wird und einverstanden ist.

Aus diesem Grunde halte ich es für sehr wichtig, dass Sie vielleicht doch einmal darüber nachdenken, eine neue Datenschutzerklärung einzusetzen. Zwingend ist dies jedenfalls dann, wenn Sie Künstliche Intelligenz im Betrieb benutzen. In diesem Fall rate ich Ihnen dringend an, Ihren Prozess um Maklervertrag, -vollmacht und Datenschutzerklärung auch hinsichtlich des Bausteines zur künstlichen Intelligenz zu erweitern.

Wir werden jedenfalls jetzt bei app-riori.de auch die aktualisierte Datenschutzerklärung mit dem KI-Baustein einsetzen. Sollten Sie keine KI nutzen, dann ist es natürlich unschädlich. Sollten Sie aber KI zum Einsatz bringen, dann benennen Sie bitte die KI in der Datenschutzerklärung!

Auf diese Weise können Sie mit einem Blick in die Zukunft künftige Probleme oder Möglichkeiten, wie Sie ein Kunde ärgern könnte, vermeiden. Seien Sie immer einen Schritt voraus und denken Sie an unseren Slogan:

„Besser wir sind auf Ihrer Seite!“

Ich hoffe, ich konnte Ihnen mit dem Hinweis, die KI in der Datenschutzerklärung zu ergänzen, einen wichtigen Hinweis geben. Unser Musterformular finden Sie jedenfalls in dem nur für Makler zugänglichen Bereich auf unserer Internetseite www.app-riori.de und ausnahmsweise hier:

Als letzten Hinweis erlaube ich mir noch mitzuteilen, dass Sie bei Verwendung der Maklervertragsunterlagen von app-RIORI automatisch über eine € 10,0 Millionen Exzedentenversicherung verfügen! Eigentlich kann ich keinen Grund erkennen, weshalb Sie nicht lieber die Versicherungsmaklerverträge nach stets aktueller Rechtslage über app-RIORI einsetzen, als dass Sie Ihre eigenen Word Dokumente immer aktualisieren müssen…

Nur der guten Ordnung halber weise ich natürlich darauf hin, dass das Michaelis-Wording urheberrechtlich geschützt ist.

III. Fazit

Ich empfehle Ihnen dringend die Verwendung umfassender Einwilligungserklärungen nach der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) durch den Kunden. Ich empfehle Ihnen auch, wenn es für Sie von Relevanz ist, die Ergänzung, um den Baustein für die Nutzung künstlicher Intelligenz im Unternehmen zu erweitern.

Insofern würde ich anregen, dass Sie unser Muster gerne individualisieren können, und dort Ihre Kooperationspartner als auch die Einsatzbereiche Ihrer künstlichen Intelligenz ausdrücklich und transparent gegenüber dem Kunden kommunizieren.

Abschließend würde ich Ihnen immer empfehlen, Ihre wichtigen Dokumente einmal anwaltlich prüfen zu lassen. Sollten Sie sich an unseren Mustern orientieren, werden wir gerne eine kostengünstige Überprüfung Ihrer Unterlagen vornehmen. Für unsere Dauerberatungsmandanten ist dies natürlich immer kostenfrei!

Ich hoffe, ich habe auch Ihre Einwilligung?!

Mit freundlichen Grüßen